Er en afsendt mail også modtaget?

Med den digitale udvikling i samfundet anvendes digital kommunikation i udbredt grad. Den juridiske verden er ingen undtagelse og her får digitaliseringen en retlig betydning bl.a., fordi der anvendes mails, når der kommunikeres med domstolene. Derfor rejses spørgsmålet om, hvem der bærer risikoen for, at det digitale system måtte fejle.

For kan man altid stole på, at den mail man har sendt afsted, også er blevet modtaget, og er det nok, at man kan bevise, at en mail er sendt? En ny kendelse fra Højesteret viser, at man altid bør sikre sig dokumentation for, at en mail også er blevet modtaget.

Den aktuelle kendelse fra Højesteret

Kendelsen fra Højesteret fra februar 2020 handlede om, hvorvidt et kæreskrift var indgivet rettidigt til fogedretten inden udløb af fristen på 4 uger. Den kærende person fremlagde over for Højesteret et bilag, som skulle vise, at han havde indleveret kæreskriftet med bilag rettidigt til fogedretten ved afsendelse af tre mails til fogedretten, og spørgsmålet var herefter, om disse mails også konkret var modtaget af fogedretten, og hvem der skulle bevise, at kæreskriftet var modtaget.

Fogedretten kunne ikke finde nogen af de tre mails på sagen. Fogedretten oplyste i den forbindelse, at mails sendt til retten ved modtagelsen straks videresendes til den afdeling som behandler sagen, hvorefter disse mails så printes ud og journaliseres elektronisk. Fogedretten oplyste endvidere, at alle mails fra outlook-mailen automatisk slettes efter 30 dage, og at det derfor ikke er muligt efterfølgende at søge efter mails i fogedrettens hovedindbakke. Fogedretten oplyste desuden, at der dannes en automatisk svarmail, når fogedretten modtager en mail. Fogedretten oplyste, at selvom ingen af de tre mails er noteret i rettens sagsbehandlingssystem, lagret i dokumentarkivet eller printet ud og lagt på den fysiske sag, så er dette dog ikke en garanti for, at de tre mails ikke er modtaget og ved en menneskelig fejl overset, og derfor ikke er blevet behandlet.

Højesteret kom til det resultat, at det ikke var godtgjort af den kærende person, at fogedretten havde modtaget kæreskriftet med bilag pr. mail inden for kærefristen på 4 uger. Der blev af Højesteret lagt vægt på, at klager ikke via automatiske svarmails fra retten eller ved fremlæggelse af anden dokumentation kunne bevise, at fogedretten havde modtaget de omhandlende mails.

Højesterets afgørelse viser, at selvom det kan dokumenteres, at en mail er afsendt, er dette ikke i alle tilfælde nok til, at det dermed også er dokumenteret, at mailen rent faktisk er kommet frem til modtageren.

Den konkrete kendelse fra Højesteret angår kære af en afgørelse, men en tilsvarende problemstilling kan opstå f.eks. i relation til opsigelse af lejemål, aftaleindgåelse og opsigelse af aftaler.

Husk at få dokumentation for modtagelse af mails

Hvis det er vigtigt, at en mail er kommet frem inden en bestemt frist, bør man derfor sikre sig dokumentation for, at modtageren rent faktisk også har modtaget den afsendte mail. Dokumentation kan opnås ved at anvende funktionen ”Anmod om kvittering for modtagelse” eller ved skriftligt i mailen at anmode modtageren om at bekræfte modtagelsen af mailen. Modtages der er et automatisk svar fra modtageren, skal dette svar gemmes til eventuel senere brug.

Link til Højesteretsdommen: http://www.hoejesteret.dk/hoejesteret/nyheder/Afgorelser/Pages/Omindgivelseafkaereskrift3.aspx