Mere om afsendelse og modtagelse af breve og dokumenter

I relation til vores tidligere artikel ”Er en afsendt mail også modtaget?” har Højesteret for nyligt truffet afgørelse i to andre sager, som belyser øvrige situationer, hvor det er afgørende for afsender at et dokument er kommet frem til modtageren af hensyn til at opfylde formalia og frister.

Hvornår er det bevist, at et brev er modtaget?

Mange meddelelser sendes via brev og uden dokumentation for modtagelse kan det ende ud i påstand mod påstand, om brevet er modtaget.

I Højesterets kendelse af 11. marts 2020 var hovedspørgsmålet, om et påkrav om betaling af restance var kommet frem til modtageren. I sagen havde en andelshaver i en boligforening ikke rettidigt betalt boligafgift. Som følge heraf sendte bestyrelsen et påkrav, hvori andelshaveren blev informeret om, at han ved manglende betaling af restance senest 14 dage efter modtagelse af brevet ville blive ekskluderet. Brevet var både sendt med almindelig post og som anbefalet brev. Da andelshaveren fortsat ikke betalte, valgte bestyrelsen at ekskludere ham.

Konflikten opstod, fordi andelshaveren påstod, at han ikke havde modtaget betalingspåkravet. Af PostNord’s ”Track & Trace” registrering fremgik, at det anbefalede brev var forsøgt leveret hos andelshaveren, men at vedkommende ikke var hjemme, hvorfor brevet efterfølgende blev lagt til afhentning på posthuset. Desuden havde en kundeservicemedarbejder fra PostNord i en mail oplyst, at det anbefalede brev blev forsøgt omdelt på andelshaverens adresse, samt at der blev lagt en besked til andelshaveren om afhentning på posthuset.

Højesteret fandt det godtgjort, at betalingspåkravet var kommet frem til andelshaveren og lagde ved afgørelsen vægt på PostNord’s ”Track & Trace” registreringer, mailen fra kundeservicemedarbejderen samt, at der ikke var registreret uregelmæssigheder i postomdelingen.

Afgørelsen viser, at der ligesom ved fremsendelse af en mail, skal være bevis for, at brevet er kommet frem til modtageren. Det blev i sagen afgørende, at brevet var sendt med anbefalet post og Track & Trace-muligheden, fordi der som følge heraf var registreringer over brevets færden.

Hvilken betydning kan tekniske problemer have?

IT er ikke altid til at stole på, og tekniske problemer kan opstå. Disse kan resultere i, at man ikke får afsendt en meddelelse efter den korrekte procedure, eller man ikke overholder en tidsfrist.

Denne udfordring for afsender behandles i en afgørelse afsagt af Højesteret den 11. februar 2020, som omhandler en sag, hvor tekniske problemer forhindrede en advokat i at afgive et kæreskrift til retten via domstolenes digitale sagsportal, hvorfor han i stedet fremsendte kæreskriftet ved mail.

Højesteret skulle tage stilling til, om kæreskriftet var indgivet rettidigt, selvom der ikke var truffet beslutning om at tillade, at kæreskriftet kunne fremsendes ved mail. Advokaten gjorde gældende, at ”opret appel”-knappen på sagsportalen var inaktiv på det pågældende tidspunkt, hvor kæreskriftet senest skulle indgives.

Det bemærkes, at landsretten afviste kæremålet, idet landsretten ikke mente, at advokaten havde godtgjort, at der var hindringer for at indlevere kæreskriftet på den digitale sagsportal. Da advokaten skulle indgive kæreskriftet fra Østre Landsret til Højesteret, opstod de samme tekniske problemer dog, hvorfor advokaten orienterede Domstolsstyrelsen og Østre Landsret. Problemerne blev herefter identificeret og løst. Forløbet, at de tekniske problemer opstår igen, og at advokaten denne gang påpegede problemet, må antages at have haft en bevismæssig betydning.

Højesteret anså det for godtgjort, at der var særlige tekniske problemer, der forhindrede, at kæreskriftet kunne indgives på den digitale sagsportal, og at det ikke var muligt inden kærefristens udløb samme dag at søge om tilladelse til at indgive kæreskriftet ved mail. Højesteret lagde også vægt på, at kærende orienterede den anden parts advokat om indlevering af kæreskriftet. Dermed ansås kæreskriftet helt undtagelsesvist for gyldigt indgivet ved mail.

Afgørelsen kan være et fingerpeg om, at domstolene vil være mere indstillede på at gøre undtagelser, når der er tale om tekniske problemer, men det vil stadig være afgørende, at der foreligger beviser som godtgør, at der reelt var hindringer, og det ikke blot skyldes afsenders egne forhold.

Begge afgørelser viser vigtigheden af efterfølgende at kunne bevise, at bestemte breve eller dokumenter er kommet frem til modtageren – særligt i de tilfælde, hvor det er afgørende i forhold til at overholde formalia eller frister.

Afgørelse om fremkomst af påkrav i andelsboligforhold, som blev afsagt den 11. marts 2020: http://www.hoejesteret.dk/hoejesteret/nyheder/Afgorelser/Pages/Fremkomstafpaakraviandelsboligforhold.aspx