Sådan giver du tilbud på en offentlig kontrakt – 7 gode råd til tilbudsgivere

Når en offentlig kontrakt sendes i udbud, er der ofte tale om en ganske lukrativ kontrakt, der sikrer omsætning de næste år, og hvor der ikke er tvivl om, at din kunde kan betale for din ydelse. Der er derfor flere gode grunde til at afgive et godt tilbud på en udbudt kontrakt, og allerhelst skal man jo stå som vinder af kontrakten, når processen er slut.

Her giver vi dig nogle gode råd til, hvordan du griber tilbudsgivningen an.

1. Start i god tid

Inden det besluttes, om I skal give tilbud på kontrakten, er det en god idé at sikre sig den opbakning, der kræves i jeres egen organisation. Stil jer selv følgende spørgsmål:

• Hvem skal inddrages i afgivelse af tilbud?
• Kan vi byde på opgaven selv, eller skal vi overveje at byde sammen med andre?
• Er der tale om en kontrakt, der kræver gennemgang af jurist enten intern eller ekstern?

Spørgsmålene tager i de fleste tilfælde ikke lang tid at få afklaret, men hvis der f.eks. er tale om, at I skal indgå en konsortieaftale med et andet firma, skal der afsættes god tid til denne del.

I nogle tilfælde er du allerede klar over, at et udbud er på vej længe, inden udbudsmaterialet offentliggøres, og andre gange får du først kendskab til udbuddet, når det samlede materiale er offentliggjort. Hvor lang tid, der er til det forberedende arbejde, er naturligvis afgørende for, hvilke emner der kan afklares forud for, at udbuddet offentliggøres.

2. Vær en aktiv medspiller

I mange tilfælde ved du som tilbudsgiver en del mere om det relevante marked, om produkterne eller ydelserne end ordregiveren. Det kan derfor være af afgørende betydning for kvaliteten af udbudsmaterialet, formuleringer i kontrakten og udformning af kravspecifikationen, at du som tilbudsgiver tager aktiv del i udformningen af disse.

På samme tid får du som tilbudsgiver mest mulig indflydelse på, at netop din løsning kan være en del af konkurrencen og at de positive elementer, der er ved din løsning, bliver vægtet positivt.

Deltag derfor altid så vidt muligt i dialogmøder, høringer og andre tiltag, hvor ordregiver inviterer indenfor.

3. Stil spørgsmål

Så snart, du får kendskab til udbudsmaterialet, er det vigtigt at sætte tid af til at gennemlæse dette grundigt.

Der melder sig ofte en del spørgsmål ved denne gennemgang, og jo før disse spørgsmål stilles, des større mulighed har ordregiver for at tilrette udbudsmaterialet og opklare eventuelle uklarheder.

I mange tilfælde giver ordregivers svar på spørgsmålene anledning til at stille opfølgende spørgsmål. Husk, at alle spørgsmål skal være stillet og besvaret senest 6 dage før tilbudsfristen, og at ordregivers mulighed for at ændre i udbudsmaterialet snævres ind, jo tættere man kommer på tilbudsfristen.

4. Vær præcis i tilbudsmaterialet

Når tilbudsmaterialet skal formuleres, er det vigtigt at anvende præcise formuleringer. Det skal være klart for ordregiver hvilken løsning, der tilbydes, og hvordan produktet eller ydelsen er specificeret.

Det er indimellem fristende at forklare ordregiver, at der også kan tilbydes en anden løsning end den efterspurgte, hvis ordregiver ønsker dette. Herved risikerer du desværre, at ordregiver bliver usikker på, hvad der reelt tilbydes, hvorved du opnår en dårligere vurdering eller i værste fald, at blive dømt ude af konkurrencen.

5. Vær realistisk

Mange offentlige kontrakter har en varighed på 4 år eller mere. Uanset, at der i mange tilfælde er muligheder for at prisregulere i kontraktens løbetid, skal du fra start gøre dig klart, hvad du vil tjene på kontrakten, eller hvor meget du vil risikere at tabe.

Idet der er tale om en konkurrence om en kontrakt, kan du blive grebet af stemningen og have fokus på at vinde kontrakten frem for at udføre denne.

Husk, at mange kontrakter er uopsigelige for leverandøren, og at eventuel anvendelse af option på forlængelse ensidigt besluttes af ordregiver.

Tag disse elementer med i din overvejelse om, hvordan du vil beregne dit tilbud.

6. Gennemgå materialet

Når dit materiale er udarbejdet, bør du få dette gennemgået af en kollega eller med ekstern bistand. Gennemgangen skal dels sikre, at alle krævede oplysninger er indeholdt i tilbuddet, men også, at formuleringerne er tilstrækkeligt skarpe til, at ordregiver er sikker på, hvad tilbuddet indeholder. Vær særligt kritisk i forhold til, om der reelt er svaret på ordregivers kravspecifikation, eller om jeres sædvanlige salgsmateriale er vedlagt eller refereret.

Svar på det, der bliver spurgt om og pas på med ikke at vedlægge diverse ekstramateriale. Der er en risiko for, at sådan ekstramateriale indeholder nogle forbehold for stillede krav, og kan i værste fald medføre, at jeres tilbud bliver udelukket fra konkurrencen.

7. Aflever tilbud til tiden

Udbudsreglerne er særdeles skrappe, når det handler om aflevering af tilbud. Tilbud skal således være afleveret til tiden, ellers kan det ikke antages af ordregiver. Rent praktisk lukker de elektroniske udbudssystemer ned for indlevering af tilbud ved tilbudsfrist.

Sørg derfor altid for, at tilbud er indleveret inden tilbudsfristen og vær sikker på, at alle bilag er uploadet eller indleveret.

Der er snæver adgang til at reparere på et mangelfuldt tilbud, og man har som tilbudsgiver aldrig krav på at reparere et mangelfuldt tilbud.

Forhåbentlig gav disse gode råd dig mod på at byde på en offentlig kontrakt. Kontakt Codex Advokater, hvis du har spørgsmål eller brug for rådgivning.