Anvendelse af CPR-numre i lejekontrakter

En del private udlejere anfører lejernes CPR-nummer på lejekontrakterne, men er det tilladt?

I dette korte indlæg besvarer vi spørgsmålet, og kommer til slut med praktiske anbefalinger.

Mange udlejere anfører lejernes CPR-nummer i lejekontrakten af gammel vane. Andre fordi man mener, at man har bedre muligheder for, at kunne rette henvendelse til en fraflyttet lejer i tilfælde af, at der er opstået en tvist.

Notering af CPR-nummeret i lejekontrakten kan være ulovligt efter databeskyttelsesreglerne, jf. vores beskrivelse nedenfor.

Samtidig fremgår CPR-nummer heller ikke af den typeformular A, 9. udgave, der kan anvendes, når der indgås lejekontrakter vedrørende beboelse.

Af disse grunde bør udlejere afholde sig fra at efterspørge lejerens CPR-nummer. Bliver der problemer med at finde en lejer, kan man som udlejer rette henvendelse til folkeregisteret og få oplyst senest kendte adresse. CPR-nummer er ikke nødvendigt i den sammenhæng.

Databeskyttelse af CPR-numre

CPR-nummeret er generelt at betragte som en fortrolig oplysning, som derfor skal behandles fortroligt.

Databeskyttelse af CPR-nummeret følger reglerne i Databeskyttelsesloven. Der er nogle særlige betingelser, der skal være opfyldt, før man må anvende CPR-nummeret i sin sagsbehandling.

Codex Advokater har i et tidligere blogindlæg beskrevet reglerne for databehandling af CPR-numre.

Lejekontrakten

Et CPR-nummer behandles i databeskyttelsesmæssig forstand, når det anføres i en lejekontrakt. Desuden behandles CPR-nummeret, når det videregives til andre. F.eks., hvis lejekontrakten sendes til andre personer eller virksomheder, indføjes det i et IT-system eller lignende, ligesom der sker en behandling, når CPR-nummeret slettes.

Private udlejere må i praksis kun behandle oplysninger om CPR-nummer, når det enten følger af lovgivningen, lejeren har givet samtykke, eller hvis der foreligger nogle helt særlige omstændigheder. Ingen af disse situationer er automatisk opfyldt i forbindelse med lejekontrakter. Den entydige identifikation af lejeren må derfor ske på andre måder end ved anvendelse af CPR-nummer, f.eks. ved brug af telefonnummer, e-mailadresser eller lignende.

Samtykke fra lejeren kan muligvis anvendes, forudsat samtykket er givet i overensstemmelse med kravene i databeskyttelsesloven og lejerens eventuelle anvisninger. Udlejer skal også være særligt opmærksom på, at en lejekontrakt med anført CPR-nummer skal opbevares i overensstemmelse med reglerne. Det vil sige, at lejekontrakten skal opbevares sikkert, og at det kun er særligt betroede ansatte, der må have adgang til kontrakten. Det kan være en praktisk udfordring, som ikke er let at løse, herunder i forbindelse med videregivelse af lejekontrakten til andre, fx købere af udlejningsejendomme, banker, advokater og andre samarbejdspartnere i øvrigt.

Hvad er anbefalingen?

Det er derfor vores klare anbefaling, at udlejere ikke anfører CPR-numre på lejekontrakter.

Den eventuelle lille praktiske fordel der muligvis kan være ved at have lejerens CPR-nummer ved hånden i en eventuelt senere tvist, kan ikke opveje den risiko, man med det samme påtager sig ved at notere CPR-nummeret i lejekontrakten. Behandling af CPR-nummeret giver også med det samme en række andre parallelle udfordringer med overholdelse af registreredes rettigheder efter databeskyttelsesreglerne.

Codex Advokater anbefaler i stedet, at du identificerer lejeren ved sædvanlige navne- og adresseoplysninger og e-mailadresse – reglerne for gyldig e-mailkommunikation med lejere er blevet betydeligt lempet med en lovændring i 2018. Der kan også noteres lejerens fødselsdato, da det i nogen sammenhænge kan hjælpe med at finde frem til en lejeren senere hen.