Coronavirus – Forlængede frister for afholdelse af ordinære generalforsamlinger og for indsendelse af årsrapport

Midt i coronakrisen skal mange selskaber snart afholde ordinær generalforsamling, hvor selskabets årsregnskab skal godkendes. For at begrænse udfordringerne ved det nyligt vedtagne forsamlingsforbud har sundheds- og ældreminister Magnus Heunicke nu udstedt en bekendtgørelse, som giver visse virksomheder forlængede frister til at afholde generalforsamling og til at indsende årsrapport.

Mulighed for længere frister for virksomheder – betingelserne

Med hasteændringen af epidemiloven den 17. marts 2020 fik sundheds- og ældreminister Magnus Heunicke bemyndigelse til at udstede regler, som indebærer, at nogle af de private virksomheders almindelige forpligtelser over for det offentlige i et vist omfang kan fraviges. Ministeren har nu udstedt en bekendtgørelse, som – på visse betingelser – giver virksomheder forlængede frister for at afholde ordinær generalforsamling og for at indsende årsrapport.

Sundheds- og ældreministeren benyttede sig af den nye bemyndigelse i epidemiloven til at udstede bekendtgørelse nr. 223 af 17. marts 2020, som bl.a. kan findes her: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=213502

Bekendtgørelsen blev udstedt i kølvandet på det midlertidige forsamlingsforbud, som blev vedtaget d. 18. marts, hvorefter folk ikke må deltage i offentlige arrangementer og møder med mere end 10 personer.

Bekendtgørelsen medfører, at virksomheder kan fravige de sædvanlige frister for afholdelse af generalforsamling og for indsendelse af årsrapport, som ellers ville følge af årsregnskabsloven.

Muligheden for at fravige de almindelige frister gælder dog kun for de virksomheder, som opfylder følgende 3 betingelser:

1. Virksomheden må ikke allerede have afholdt en generalforsamling, hvor årsrapporten er blevet godkendt.
2. Virksomheden skal have flere ejere, end hvad der lovligt må deltage til generalforsamlingen i henhold til det nuværende forsamlingsforbud.
3. Det skal som følge af manglende bestemmelse herom i virksomhedens vedtægter ikke være muligt for virksomheden at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling.

For de virksomheder, som har 10 ejere eller færre, gælder de almindelige frister altså fortsat, og disse virksomheder skal derfor være særligt opmærksomme på ikke at overtræde forbuddet imod at mere end 10 personer samles, da dette forbud angår det samlede antal personer, som deltager på et møde eller til et arrangement. Her skal revisorer og rådgivere altså tælles med i opgørelsen.

For de virksomheder, som opfylder betingelserne, er det til gengæld ikke et krav, at de søger om tilladelse for at opnå ovenstående fristforlængelser. Hvis de vælger at benytte sig at de forlængede frister, bør de dog være opmærksomme på, at det skal kunne dokumenteres, at kravene har været opfyldte, hvis Erhvervsstyrelsen anmoder om det.

Fristen på 8 uger fra ophøret af forsamlingsforbuddet

Hvis en virksomhed opfylder betingelserne, skal virksomheden i stedet blot indsende årsrapporten senest 8 uger efter ophøret af forsamlingsforbuddet.

Hvis virksomheden ikke allerede har afholdt generalforsamlingen inden ophøret af forsamlingsforbuddet, skal virksomheden også afholde den ordinære generalforsamling i denne 8-ugers periode.

Ifølge bekendtgørelsen skal den ordinære generalforsamling afholdes i så god tid, at årsrapporten både kan nå at blive godkendt af generalforsamlingen og kan nå at blive indsendt til Erhvervsstyrelsen inden udløbet af 8-ugers fristen.

De pågældende fristforlængelser gælder også for danske filialer af udenlandske virksomheder, som ifølge årsregnskabsloven skal indsende den udenlandske virksomheds årsrapport.  En filial i Danmark skal således også blot indsende den udenlandske virksomheds årsrapport senest otte uger efter ophøret af forsamlingsforbuddet. Hertil gælder der dog det krav, at den udenlandske virksomhed ikke selv har overskredet fristen for indsendelse af årsrapport i dets hjemland, herunder en eventuel udskudt frist, der er fastsat som følge af COVID-19.

Elektroniske generalforsamlinger

Hvis en virksomhed skal afholde generalforsamling, imens Corona-epidemien stadig står på (enten fordi virksomheden ikke opfylder betingelserne for fristforlængelse eller ikke vil benytte sig af muligheden) opfordrer Erhvervsstyrelsen til, at virksomhedens ledelse overvejer og undersøger mulighederne for, at generalforsamlingen afholdes helt eller delvist elektronisk.

Hvis jeres virksomhed har spørgsmål eller brug for råd i forbindelse med tilrettelæggelsen eller afviklingen af en kommende generalforsamling, er vi altid klar til at besvare jeres spørgsmål hos Codex.