Forøget kontrol med selskaber fra januar 2021

Folketinget har vedtaget et lovforslag, som populært kaldes for ”kontrolpakken.” Lovforslaget indeholder ændringer til bl.a. selskabsloven, årsregnskabsloven, revisorloven og lov om visse erhvervsdrivende virksomheder. Mens dele af kontrolpakken allerede er trådt i kraft den 1. juli 2020, træder de ændringer, der vedrører selskabsloven og lov om visse erhvervsdrivende, først i kraft d. 1. januar 2021. Formålet med kontrolpakken er at give Erhvervsstyrelsen bedre værktøjer til at hurtigt og effektivt at gribe ind over for formodet økonomisk kriminalitet. I dette blogindlæg gennemgås den nye opbevaringspligt for selskabsdokumenter, som er en af de væsentligste ændringer i selskabsloven som følger af kontrolpakken.

Opbevaring af selskabsdokumenter

En af de vigtigste ændringer i selskabsloven er det nye krav om opbevaring af de såkaldte ”selskabsdokumenter.”

Fremover skal alle aktieselskaber og anpartsselskaber opbevare sådanne dokumenter i mindst 5 år.

I loven bliver et ”selskabsdokument” defineret som ethvert dokument eller bilag, som selskabet har været forpligtiget til at udarbejde i henhold til selskabsloven eller efter regler, som er fastsat i medfør af selskabsloven.

Selskabsdokumenter omfatter således først og fremmest stiftelsesdokumenter, vedtægter, ejerbøger, generalforsamlingsreferater, bestyrelsesreferater og forretningsordener for bestyrelsen. Herudover omfatter beskrivelsen også bilag til de dokumenter, som selskabet har haft pligt til at udarbejde, herunder f.eks. dokumentation for selskabskapitalens indbetaling, dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold og bilag til visse selskabsretlige beslutninger så som mellembalancer og vurderingsmandsudtalelser.

Selskabsdokumenter kan opbevares fysisk og/eller elektronisk, så længe de opbevares på betryggende vis og på en måde, så de nemt kan findes og stilles rådighed for danske myndigheder, som har ret til at få indsigt i dokumenterne.

Det er direktionens ansvar at sikre, at den nye opbevaringspligt overholdes. Hvis et selskab ophører, er det den senest registrerede direktion, der har ansvaret for, at selskabsdokumenterne opbevares efter de nye bestemmelser. Ved direktionsskifte skal den fratrædende direktion sikre overlevering til den nye direktion.

Hvis de nye regler om opbevaring af selskabsdokumenter ikke overholdes, kan selskabet straffes med bøde, og i yderste konsekvens kan overtrædelsen medføre tvangsopløsning af selskabet.

Vi anbefaler derfor ledelsen i alle kapitalselskaber at sætte sig godt ind i de nye ændringer, der følger af kontrolpakken, og vi bistår selvfølgelig gerne hos Codex Advokater.